Mail merge using Excel spreadsheet
Multiple apprenticeship contracts can be generated in one step via mail merge.
Process
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Download the Excel template for entering the data. Enter all the basic data for the apprenticeship contracts to be created in the Excel spreadsheet. Use one new line for each apprentice. This allows you to easily compare the details in the apprenticeship contract (e.g. salary, holidays, etc.). Information on the columns and their links to the apprenticeship contract form can be found in the documentation.
The structures in the Excel template may not be changed. The columns are linked to the fields in the apprenticeship contract form.
- Upload the Excel spreadsheet using the web form below. The application generates the apprenticeship contracts in PDF format from the data in Excel and makes them available to you for download. It takes a few minutes to draw up apprenticeship contracts. You will be notified by email when the contracts are ready for download.
The application is on its own server and is embedded in the page as an iframe. Depending on the security guidelines in the browser (often defined by the company), iframes with a different server address are blocked. If the error message “refused to connect” or a grey area appears instead of the function, you can call up the application directly (without an iFrame): Mail merge without iFrame
Die Daten werden auf der über SSL geschützten Seite über ein lokal ausgeführte PHP Script auf den Webserver geladen. Dieser befindet sich physisch in Zürich. Die hochgeladenen Excel-Files und die generierten Lehrverträge (PDF) werden monatlich vom Server gelöscht. Die Daten liegen bis zur Lösung in einem Verzeichnis des Webservers. Die Verzeichnisse sind geschützt und nicht aufrufbar. Die Mitarbeiter vom SDBB haben keinen Zugriff auf die Daten. Die Aufträge (E-Mail-Adresse und Name der Excel-Datei) werden in einer Datenbank (Schweiz) gespeichert und nach der Ausführung innert 24h wieder gelöscht.
